Privacy en moderatie bij een condoleanceboek
Spreek voor een digitaal condoleanceboek af wie de berichten leest, wie nieuwe bijdragen controleert en wie vragen over verwijderen behandelt. Een persoonlijke herinnering kan informatie bevatten die de schrijver wel wil delen, maar die niet voor een grotere kring bedoeld is.
Maak toegang en publicatie apart duidelijk
‘Je kunt bijdragen via deze link’ vertelt nog niet wie de inzendingen kan bekijken. Controleer als bezoeker wat zichtbaar is en leg dat in gewone taal uit. Test ook of bijdragen eerst beoordeeld kunnen worden voordat andere bezoekers ze zien.
Als de gebruikte omgeving die controle niet ondersteunt, beloof dan geen voorafgaande moderatie. Kies een andere inrichting of beperk de presentatie tot een handmatig gecontroleerde selectie.
Welke berichten houd je eerst apart?
- Een verhaal met medische details die de familie niet heeft gedeeld.
- Een bericht waarin een familieruzie of beschuldiging wordt beschreven.
- Een foto waarop anderen herkenbaar in een kwetsbaar moment staan.
- Een bijdrage met een privételefoonnummer of adres.
Houd twijfelgevallen voor overleg apart en vraag de inzender zo nodig om een aangepaste versie. Verander een persoonlijke herinnering niet stilzwijgend in een andere boodschap.
Laat niet één nabestaande alles dragen
Een vertrouwd familielid of andere afgesproken beheerder kan de eerste controle doen. Spreek af welke beslissingen bij de familie blijven en welke eenvoudige zaken de beheerder zelfstandig afhandelt, zoals een dubbele testinzending.
Maak verwijderen praktisch mogelijk
Vermeld een contactmogelijkheid en vraag om genoeg informatie om het bericht terug te vinden. Controleer bij verwijdering ook eigen downloads en gedeelde documenten. Voor foto’s geeft de Autoriteit Persoonsgegevens uitleg over beeldmateriaal; de regels hangen af van de context.
Leg de afspraken vast voordat je het boek met mensen op afstand deelt en lees het privacybeleid van de dienst.