Privacybeleid

123Gastenboek verwerkt persoonsgegevens om digitale gastenboeken te kunnen aanbieden. Organisatoren kunnen een account aanmaken, evenementen beheren, QR-codes delen, uploads bekijken en modereren, slideshows tonen en bestanden downloaden. Gasten kunnen zonder account foto's, video's, audiobestanden en tekstberichten uploaden via een QR-code of uploadlink.

Wie is verantwoordelijk?

Voor de algemene website, accounts, beveiliging en technische werking van het platform is 123gastenboek.nl verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Voor de inhoud en het gebruik van een specifiek gastenboek bepaalt de organisator in veel gevallen het doel van de verwerking. De organisator is dan verantwoordelijk voor het informeren van gasten en voor het rechtmatig gebruik van de verzamelde inhoud.

Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van uw gebruik van de dienst kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, gebruikersnaam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, profielfoto, wachtwoordhash, rollen, accountstatus en akkoordmomenten voor voorwaarden en privacy.
• Authenticatiegegevens: sessiegegevens, verificatie- en reset-tokens, inlogpogingen, IP-adres, user-agent, tijdstippen van aanmaken, verlopen, intrekken en laatst gebruik.
• Evenementgegevens: naam, slug, beschrijving, type evenement, datum, start- en eindtijd, tijdzone, status, kleurthema, coverfoto, QR-token, uploadlink en instellingen voor uploads, moderatie en slideshow.
• Gastgegevens en uploads: optionele gastnaam, tekstbericht, privacy-akkoord, uploadsessie, IP-adres, user-agent, originele bestandsnaam, bestandstype, bestandsgrootte, objectlocatie, uploadstatus en tijdstippen.
• Moderatiegegevens: status, moderator, reden, logregels en geschiedenis van goedkeuren, afwijzen, verbergen, herstellen of verwijderen.
• Downloadgegevens: exportaanvragen, filters, voortgang, itemaantallen, bestandslocatie, downloadlink, verloopdatum en foutmeldingen.
• Technische gegevens: serverlogs, foutmeldingen, browserinformatie, bezochte URL's en beveiligingssignalen.
• Contactgegevens: gegevens die u zelf meestuurt via e-mail of het contactformulier.

Waarvoor gebruiken we gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• accounts aanmaken, beveiligen en beheren;
• organisatoren laten inloggen en hun dashboard tonen;
• evenementen, QR-codes, uploadlinks en instellingen beheren;
• foto's, video's, audiobestanden en berichten van gasten ontvangen, opslaan en aan de organisator tonen;
• uploads modereren, in slideshows tonen en als download of ZIP-export beschikbaar maken;
• e-mailverificatie, wachtwoordreset en serviceberichten versturen;
• misbruik, spam, ongeautoriseerde toegang en technische problemen voorkomen of onderzoeken;
• de website en dienst verbeteren met geaggregeerde analytics wanneer daarvoor toestemming is gegeven;
• vragen beantwoorden en afspraken uitvoeren.

Grondslagen

We verwerken gegevens op basis van uitvoering van een overeenkomst, toestemming, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichtingen en, waar van toepassing, de verantwoordelijkheid van de organisator voor het betreffende evenement. Toestemming kan bijvoorbeeld nodig zijn voor analytische cookies of voor het plaatsen van een gastupload via de uploadpagina.

Gasten zonder account

Gasten hoeven geen account aan te maken. Bij een upload vragen we alleen gegevens die nodig zijn voor het gastenboek, zoals een optionele naam, een bericht, het bestand en akkoord met de privacyvoorwaarden. De organisator kan de upload bekijken, modereren, tonen in een slideshow en downloaden.

Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Accountgegevens blijven bewaard zolang het account actief is of zolang dit nodig is voor administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen. Evenementgegevens, uploads, berichten, moderatielogs en downloads blijven beschikbaar zolang het evenement of account actief is, tenzij de organisator of wetgeving een eerdere verwijdering vraagt.

Tijdelijke uploadsessies, verificatielinks, wachtwoordresetlinks, signed uploadlinks en downloadlinks verlopen automatisch. Serverlogs bewaren we alleen zolang nodig is voor beveiliging, foutanalyse en technisch beheer.

Bestanden en zichtbaarheid

Geüploade bestanden en berichten zijn bedoeld voor het betreffende evenement. Ze zijn zichtbaar voor de organisator en kunnen, na moderatie of afhankelijk van instellingen, zichtbaar worden in een slideshow of export. Deel geen gevoelige of zeer persoonlijke informatie wanneer dat niet nodig is voor het evenement.

Verwerkers en diensten van derden

Voor de werking van 123Gastenboek kunnen we gebruikmaken van hosting, databaseopslag, S3-compatible object storage, e-mailverzending, analytics en beveiligingsdiensten. Deze partijen verwerken gegevens alleen voor zover nodig voor hun dienst. Waar nodig sluiten we verwerkersafspraken.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals gehashte wachtwoorden, sessiebeheer, tijdelijke tokens, uploadvalidatie, toegangscontrole, logging en beveiligde configuratie. Geen enkel systeem is volledig risicovrij; meld vermoedens van misbruik of datalekken zo snel mogelijk via het contactadres hieronder.

Cookies

We gebruiken noodzakelijke cookies voor de werking van de website en, waar relevant, sessiecookies voor ingelogde gebruikers. Analytische cookies worden alleen geplaatst nadat u daarvoor toestemming geeft.

Welke cookies gebruiken we?

• Noodzakelijke cookies: onder meer gb_consent om uw cookievoorkeur te onthouden. Deze cookie is nodig om niet bij elk bezoek opnieuw dezelfde keuze te vragen.
• Sessiecookies: onder meer gb_session voor ingelogde organisatoren. Deze cookie is nodig om veilig ingelogd te blijven.
• Analytische cookies: Google Analytics cookies zoals _ga en _ga_<container-id>. Deze worden alleen geplaatst nadat u analytics toestaat.

Waarvoor gebruiken we cookies?

Noodzakelijke cookies ondersteunen basisfuncties, beveiliging en voorkeuren. Analytische cookies helpen ons geaggregeerd te meten welke pagina's worden bezocht, zodat we inhoud, snelheid en gebruiksgemak kunnen verbeteren. We gebruiken geen advertentiecookies en geen remarketing.

Bewaartermijn cookies

De cookievoorkeur bewaren we maximaal 12 maanden of totdat u uw toestemming wijzigt. Google Analytics cookies bewaren gegevens maximaal 24 maanden, afhankelijk van de Google Analytics-instellingen.

Toestemming wijzigen

U kunt uw voorkeuren altijd wijzigen via de link Cookie-instellingen in de footer. Daar kunt u analytics aan- of uitzetten. De wijziging wordt direct toegepast via Google Consent Mode v2.

Cookie-instellingen openen

Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Ook kunt u toestemming intrekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd. Soms moeten we gegevens bewaren vanwege wettelijke verplichtingen, beveiliging, geschillen of de belangen van andere betrokkenen.

Gaat uw verzoek over inhoud in een gastenboek, dan kunnen we u vragen welk evenement of welke organisator daarbij hoort. In sommige gevallen verwijzen we u naar de organisator, omdat die het doel en de zichtbaarheid van het gastenboek bepaalt.

Kinderen en gevoelige gegevens

123Gastenboek is bedoeld voor organisatoren en gasten van evenementen. Upload geen gegevens van kinderen of gevoelige persoonsgegevens wanneer daar geen duidelijke toestemming of noodzaak voor is. Organisatoren zijn verantwoordelijk voor passende afspraken bij evenementen met minderjarigen.

Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer de website, dienstverlening of regelgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

Contact

Vragen over privacy of verzoeken over persoonsgegevens kunt u sturen naar sander@123gastenboek.nl. Wanneer u zelf contact opneemt, gebruiken we de gegevens uit uw bericht alleen om op uw vraag te reageren en het verzoek af te handelen.