Herinneringen verzamelen voor een jubileum
Begin met jubileumherinneringen verzamelen bij mensen uit verschillende periodes. Vraag ieder om één concreet verhaal en geef een duidelijke deadline. Bij een werkjubileum zoek je bijvoorbeeld ook oud-collega’s; bij een verenigingsjubileum juist oud-leden en vrijwilligers die de begintijd kennen.
Maak een lijst met ontbrekende perspectieven
Verdeel de lijst in periodes of groepen, niet alleen in mensen die je gemakkelijk kunt bereiken. Denk bij een vereniging aan oprichters, jeugdleden, trainers, vrijwilligers en recente leden. Zoek contact via bestaande, passende kanalen en deel geen complete adressenlijsten met alle deelnemers.
Een uitnodiging met een duidelijke vraag
Voor het jubileum verzamelen we verhalen uit verschillende jaren. Welk moment met onze vereniging is jou bijgebleven? Deel een korte herinnering en eventueel een foto via de meegestuurde link. Vermeld bij de foto wie erop staan en ongeveer wanneer die is gemaakt. We gebruiken de bijdragen voor het jubileumboek voor onze leden.
Pas doelgroep en gebruik aan. Voeg de echte deadline en een contactpersoon voor vragen toe.
Voorbeeldplanning van vier weken
- Week één: benader de verschillende groepen en test de gastlink.
- Week twee: bekijk welke periodes nog weinig bijdragen hebben.
- Week drie: stuur alleen een gerichte herinnering waar iets ontbreekt.
- Week vier: controleer namen, jaartallen en de gekozen verhalen.
Deze planning is een voorstel. Een gedrukt boek kan meer tijd voor opmaak en productie vragen.
Gebruik het feest voor aanvullingen
Een QR-kaartje tijdens de receptie kan ontbrekende namen of nieuwe herinneringen opleveren. Vraag bijvoorbeeld: ‘Herken je deze gebeurtenis? Vertel ons wat er toen gebeurde.’ Maak duidelijk als zulke late bijdragen alleen in een digitale aanvulling passen.
Kies passende vragen voor het jubileumgastenboek en leg vooraf de structuur van het jubileumboek vast. Dan weet je beter welke verhalen nog ontbreken.