Checklist digitaal gastenboek voor festivals
Test een digitaal gastenboek op het festivalterrein onder de omstandigheden waarin bezoekers het gaan gebruiken. Bereik, verlichting, weersinvloeden en drukte bepalen of een goed ontworpen uploadroute praktisch werkt. Neem de controle mee in de terreinronde vóór opening.
Voor de terreinopbouw
- Maak één herkenbare gastpagina met festivalnaam en editie.
- Leg vast welke bijdragen welkom zijn en waarvoor ze worden gebruikt.
- Wijs een beheerder en een vervanger aan.
- Spreek af of er ook een schermpresentatie komt.
- Laat posters controleren op naam, tekst en gastlink.
Tijdens de terreinronde
Scan de code bij de entree, zitplekken en infostand. Test met de verbinding die bezoekers naar verwachting gebruiken. Verstuur een foto en controleer of die ontvangen wordt. Herhaal relevante tests bij avondlicht als de opstelling dan verandert.
Controleer of posters droog blijven, niet reflecteren en geen looproutes blokkeren. Gebruik de plaatsingsadviezen voor festivalcodes als hulpmiddel, niet als verplicht lijstje van locaties.
Voor vrijwilligers en moderatoren
Geef een korte uitleg: wat is de gastlink, waar kunnen bezoekers hulp vragen en wat doen we als uploaden niet lukt? Laat vrijwilligers geen onbevestigde toezeggingen doen over directe vertoning of onbeperkte beschikbaarheid.
Spreek voor nieuwe bijdragen af wie beoordeelt, wie twijfelgevallen beslist en wanneer diensten worden overgedragen. Zie de werkwijze voor publieksmoderatie.
Na het laatste programmaonderdeel
Stuur zo nodig een laatste uitnodiging om thuis foto’s te selecteren. Controleer daarna de downloads, bewaar context en zet publicatiebestanden apart. Leg vast wie het archief overneemt en wanneer tijdelijke toegang en werkbestanden worden opgeruimd.
Noteer bij de evaluatie wat praktisch misging, bijvoorbeeld een slecht verlichte poster of onduidelijke opdracht. Dat levert bruikbare verbeteringen op voor de volgende editie.